¿Qué tipos de facturas acepta la DIAN y cómo generarlas?

¿Estás seguro de que tu inmobiliaria está facturando de forma correcta según los lineamientos exigidos por la DIAN? ¿Conoces los diferentes tipos de facturas en Colombia que existen y cuándo aplicar cada uno? ¿Tu sistema actual garantiza el cumplimiento tributario, o estás expuesto a sanciones por errores involuntarios?

Si tienes dudas frente a alguna de estas preguntas, este artículo es para ti. Aquí te explicamos con claridad cuáles son los tipos de factura que acepta la DIAN, qué requisitos implica cada modalidad, cómo se deben generar correctamente y por qué contar con un ERP para facturación como el de SEDI Solutions puede marcar la diferencia en tu gestión contable y tributaria. Tanto si estás arrancando tu inmobiliaria como si ya tienes un volumen alto de operaciones, entender cómo facturar correctamente es clave para mantenerte legal, optimizar tus procesos y proteger tu negocio.

Tipos de facturación que acepta la DIAN

Existen diferentes tipos de facturas según la DIAN que pueden ser utilizadas por los contribuyentes, según el tamaño del negocio, el tipo de operación y el canal de venta. Estas modalidades no solo determinan la forma en que se genera y entrega la factura, sino también el nivel de cumplimiento y control tributario que se puede alcanzar. A continuación, detallamos los tipos principales:

• Factura por sistema POS (Punto de Venta)

Esta factura se genera a través de equipos electrónicos instalados en puntos físicos de venta, como registradoras o software POS. Su emisión es rápida y operativa, ideal para establecimientos que atienden a consumidores finales y que requieren agilidad en la facturación de bienes de bajo valor. Las facturas POS generalmente no incluyen la identificación del comprador, salvo que el establecimiento lo configure manualmente.

No otorgan derecho a deducción de impuestos para el comprador, por lo que su uso es limitado y no recomendable para transacciones B2B o formales, como las que suelen realizar las inmobiliarias. Su uso está regulado por el Decreto 1165 de 1996 y requiere incluir los datos del vendedor, número de transacción, fecha, descripción del producto y valor total de la operación.

• Factura por computador

Esta modalidad permite emitir facturas desde un programa o plantilla digital, como hojas de cálculo o software de facturación electrónica. Aunque la factura se genera digitalmente, debe ser impresa y entregada físicamente. Para que sea válida, debe cumplir con todos los requisitos del artículo 617 del Estatuto Tributario: incluir la identificación del emisor y del cliente, el sistema de numeración consecutiva, la discriminación de impuestos (como el IVA), la fecha de emisión y el detalle de los productos o servicios prestados.

A pesar de su simplicidad, esta modalidad ya no es aceptada como válida para quienes están obligados a expedir factura electrónica, lo cual incluye a la mayoría de las inmobiliarias formalizadas.

• Factura de talonario o en papel

Es una plantilla física preimpresa, que se diligencia a mano para registrar ventas o servicios. Es común en pequeños comercios, ferias o negocios sin conectividad permanente. Aunque alguna vez fue la modalidad más utilizada, actualmente su uso está restringido a situaciones excepcionales de contingencia o para contribuyentes no obligados a facturar electrónicamente. Al igual que la factura por computador, debe cumplir con todos los requisitos legales estipulados en el artículo 617, y su validez ante la DIAN está supeditada al régimen del emisor y al tipo de operación realizada.

• Factura electrónica de contingencia

Esta modalidad permite emitir facturas en casos de fallos tecnológicos, como cortes de internet, fallos en la plataforma del proveedor tecnológico o errores del sistema de la DIAN. Se deben utilizar consecutivos previamente autorizados por resolución especial y una vez superada la contingencia, el contribuyente está obligado a transmitir la información pendiente en los plazos definidos por la normativa. Esta modalidad es clave para asegurar la continuidad del negocio sin incurrir en omisiones fiscales.

• Documento equivalente

En ciertas operaciones que no requieren factura de venta, se permite la emisión de documentos equivalentes. Estos se utilizan, por ejemplo, en peajes, transporte público, espectáculos públicos o servicios financieros. Aunque técnicamente no son facturas, cumplen la función de soportar transacciones económicas ante la DIAN. No aplica para inmobiliarias, pero es importante conocer su existencia para evitar confusiones contables.

Factura electrónica: definición, requisitos y pasos para generarla correctamente

Desde la entrada en vigencia de la Resolución 000042 de 2020 y otras normas complementarias, la factura electrónica se ha convertido en el tipo de factura que actualmente exige la DIAN como estándar para la mayoría de los contribuyentes, incluyendo aquellos que administran inmuebles, perciben cánones de arrendamiento, venden propiedades o prestan servicios inmobiliarios recurrentes.

A diferencia de una factura impresa o en computador, la factura electrónica se genera en un entorno completamente digital, con un lenguaje estructurado en formato XML. Este formato garantiza que la información se transmita correctamente a la DIAN, que se valide en tiempo real y que el documento se archive electrónicamente con plenas garantías jurídicas. Además, el software de facturación electrónica integra varios elementos de seguridad que aseguran su autenticidad, integridad y trazabilidad, como:

• Código Único de Facturación Electrónica (CUFE): identificador exclusivo generado por la DIAN que permite verificar la validez de la factura y evitar duplicidades o fraudes.

• Firma digital: certifica que el documento fue emitido por el responsable autorizado y garantiza que no ha sido alterado.

• Código QR: facilita la verificación rápida del documento desde cualquier dispositivo.

• XML estructurado: formato técnico que permite procesar el contenido de manera automatizada.

¿Cómo generar facturas válidas ante la DIAN?

Para emitir facturas válidas ante la DIAN, generalmente debes seguir los siguientes pasos:

• Verifica tu responsabilidad como facturador: debes revisar tu Registro Único Tributario (RUT) y confirmar si estás obligado a expedir factura electrónica. La gran mayoría de empresas inmobiliarias, por operar bajo el régimen común, facturar arrendamientos o gestionar ventas, deben hacerlo.

• Solicita la resolución de numeración de facturación: antes de emitir cualquier factura, debes contar con una resolución autorizada por la DIAN que apruebe los rangos de numeración que usarás, ya sea para facturación electrónica, POS o contingencia. Esta solicitud se realiza en línea desde la cuenta del contribuyente en el portal de la DIAN.

• Elige el sistema de facturación: la DIAN autoriza tres modalidades: facturación electrónica con software propio, mediante proveedor tecnológico o mediante el sistema gratuito que ofrece la entidad. Las inmobiliarias con múltiples operaciones, cartera activa, gestión de propietarios y administración de inmuebles requieren una solución robusta, por lo que un software ERP como el de SEDI Solutions es la alternativa ideal.

• Emite la factura y valida ante la DIAN: cada factura que emitas debe ser firmada digitalmente y enviada de inmediato a la DIAN, la cual devolverá un acuse de recibo con la validación. Sin esta aprobación, la factura carece de valor legal y puede ser rechazada por clientes o auditores.

• Entrega la factura al cliente y conserva el respaldo: una vez validada, la factura debe ser enviada al cliente por correo electrónico o por el canal acordado. Adicionalmente, la empresa está obligada a almacenar el XML por un período mínimo de cinco (5) años, disponible para inspección tributaria.

Requisitos legales para emitir factura electrónica

Entre los principales requisitos de la factura electrónica según la DIAN se encuentran:

• Estar inscrito en el RUT y habilitado como facturador electrónico.

• Contar con un software de facturación electrónica aprobado por la DIAN.

• Obtener una resolución de numeración de facturación electrónica.

• Configurar los campos exigidos en la normatividad vigente: nombre o razón social del emisor, NIT, dirección, actividad económica, descripción del servicio, fecha de expedición, valor total, impuestos aplicables, entre otros.

• Incluir firma digital con certificado vigente y código CUFE.

• Transmitir cada factura a la DIAN para su validación y posterior entrega al cliente.

¿Qué te ofrecemos en SEDI Solutions para simplificar la facturación en tu inmobiliaria?

En SEDI Solutions, creemos que facturar no debe ser una preocupación, sino una ventaja operativa que te permita ahorrar tiempo y reducir errores. Nos enfocamos en brindarte todas las herramientas necesarias para que tu inmobiliaria gestione la facturación electrónica con tranquilidad y eficiencia, sin importar cuántos inmuebles administres ni cuán complejo sea tu flujo. Aquí te lo explicamos:

• Proveedor tecnológico autorizado DIAN: contamos con la autorización oficial para ser tu aliado en facturación electrónica. Esto significa que nuestros sistemas están certificados, cumplen las resoluciones vigentes como la 000042 de 2020, y garantizan que cada factura generada sea válida legalmente, con todas las exigencias técnicas.

• Planes escalables de facturación por volumen: entendemos que no todas las inmobiliarias tienen el mismo volumen de documentos electrónicos. Por eso, ofrecemos distintos planes que se ajustan al número de facturas, notas de crédito y débito que necesites emitir. Puedes empezar con algo ligero y escalar conforme tu operación crece, sin gastos sorpresa ni necesidad de migraciones costosas.

• Interfaz amigable con configuración ajustable: diseñamos nuestra plataforma pensando en el usuario, no en el experto técnico. Desde la configuración de numeraciones autorizadas hasta la personalización de plantillas de factura, SEDI te permite ajustar casi todo según tu operación inmobiliaria. Así puedes emitir facturas con tu identidad visual, gestionar la numeración según tus requerimientos y adaptar los campos obligatorios al régimen fiscal que tengas.

• Integración con nómina electrónica y otros documentos fiscales: entendemos que tus obligaciones incluyen también nómina electrónica, retenciones, soportes y otros documentos exigidos por la DIAN. Por ello, integramos estas funcionalidades, lo que te permite tener una gestión fiscal holística, sin tener que manejar múltiples herramientas externas. Todo está conectado y sincronizado.

• Seguridad y respaldo tecnológico: operamos con tecnología en la nube, con respaldo automático, cifrado de datos, roles de usuario, permisos diferenciados y cumplimiento de estándares de seguridad. La información de tus facturas, clientes, contratos y toda la documentación fiscal está protegida, accesible solo para quienes tú autorices.

• Soporte especializado y acompañamiento técnico: no te dejamos solo frente al software. Nuestro equipo te guía desde la habilitación ante la DIAN, configuración inicial, resolución de numeración, hasta capacitación del equipo y soporte continuo. Si surge un rechazo, problema técnico o necesitas adaptar algo a tu flujo inmobiliario, estamos disponibles para ayudarte.

Tu inmobiliaria merece facturar sin riesgos ni complicaciones

En SEDI Solutions ponemos a tu disposición una plataforma especializada que acompaña cada paso de la facturación. No importa si administras pocas propiedades o cientos: estamos listos para que factures con tranquilidad y focalices tus esfuerzos donde realmente importa. ¡Comunícate ya con nosotros!