Desde hace varios años, diversos países han instaurado el sistema de facturación electrónica dentro del mercado empresarial y Colombia, por supuesto, no es la excepción. Si no tienes clara la normativa que rige este sistema en nuestro país o las sanciones que son impuestas a quienes no lo siguen, ¡este artículo es para ti! Sigue leyendo este contenido de SEDI Solutions y descubre todo lo que debes saber sobre el sistema de facturación electrónica en Colombia.
Normativa actual en torno a la facturación electrónica
En pro de garantizar la validez y legalidad de los documentos contables que expiden a diario las empresas en nuestro país, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, desde hace varios años, viene implementando el sistema de facturación electrónica. Este método, que dio inicio oficialmente en 2019 y que ha sido establecido como de carácter obligatorio desde el junio 1 de 2023, está enmarcado en las siguientes normativas:
1. Artículo 616-1 del Estatuto Tributario
En este artículo, se abordan principalmente tres aspectos: validación de las facturas por parte de la DIAN, excepciones por casos extraordinarios o problemas técnicos y confirmación del recibido por parte del usuario final. Conoce en qué consiste cada uno de estos aspectos a continuación:
a. Validación de las facturas
De acuerdo con lo establecido en este artículo, para que una factura electrónica tenga validez fiscal en Colombia, es indispensable que “sea validada, previo a su expedición, por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN)”, con el objetivo de garantizar la autenticidad y el cumplimiento de los requisitos legales de la factura. Una vez cuente con el aval de la DIAN y sea entregada al comprador, la factura se considera como “emitida” de manera oficial. Sin embargo, en casos excepcionales donde la DIAN presente fallas técnicas que impidan la validación previa, el emisor puede emitir la factura sin esta validación inicial. No obstante, deberá enviar la factura a la DIAN dentro de las 48 horas siguientes a que se solucionen los problemas técnicos.
b. Excepciones por casos extraordinarios o inconvenientes tecnológicos
Si bien la factura electrónica es el documento fiscal predominante, la normativa colombiana contempla una excepción para aquellos casos en los que el contribuyente se enfrenta a inconvenientes técnicos que le impidan emitir facturas electrónicas. En estas situaciones excepcionales, se permite temporalmente el uso de facturas físicas (talonario) como alternativa. Sin embargo, es importante resaltar que esta opción solo es válida mientras persistan los problemas tecnológicos y debe ser utilizada como último recurso, dado que la factura electrónica es el medio preferente y más seguro para llevar los registros contables y tributarios.
c. Confirmación del recibido por parte del usuario final
La norma también establece que “en todos los casos, la responsabilidad de la entrega de la factura electrónica de venta para su validación, así como la expedición y entrega al adquiriente, una vez validada, corresponde al obligado a facturar. Las plataformas de comercio electrónico deberán poner a disposición un servicio que permita la expedición y entrega de la factura electrónica de venta por parte de sus usuarios al consumidor final”. Esto quiere decir, que el sistema no solo debe cumplir con todo el proceso de facturación, sino que también debe garantizar que el cliente final pueda “confirmar el recibido de la factura electrónica de venta y de los bienes o servicios adquiridos mediante mensaje electrónico”.
2. Artículo 616,2 del Estatuto Tributario
En este otro artículo, la ley colombiana menciona que “no se requerirá la expedición de factura en las operaciones realizadas por bancos, corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda y las compañías de financiamiento comercial. Tampoco existirá esta obligación en las ventas efectuadas por los responsables del régimen simplificado”.
3. Capítulo 4, Artículo 1.6.1.4.1 del Estatuto Tributario
Para complementar la información dispuesta en los artículos anteriores, en esta sección se abordan dos temáticas: el proveedor del sistema de facturación y los comerciantes que están obligados a expedir factura electrónica. Amplía los detalles sobre estos dos elementos a continuación:
a. Proveedor tecnológico
La DIAN establece que la empresa que provea el servicio de facturación electrónica, como SEDI Solutions, debe “cumplir con las condiciones y requisitos establecidos en el artículo 616-4 del Estatuto Tributario y en este Capítulo, para prestar a los sujetos obligados a facturar que sean facturadores electrónicos, los servicios de generación, transmisión, entrega y/o expedición, recepción y conservación de las facturas electrónicas de venta, sin perjuicio de la prestación de otros servicios, de acuerdo con las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN)”.
b. Comerciantes que están obligados a adoptar el sistema
Las empresas que, según la DIAN deben expedir factura de venta electrónica, incluyen:
- Los responsables del impuesto sobre las ventas (IVA);
- Los responsables del impuesto nacional al consumo;
- Todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
- Los comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.
- Los tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del impuesto sobre las ventas (IVA), de acuerdo con lo previsto en el parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario, por el servicio prestado de conformidad con lo previsto en el artículo 618-2 del Estatuto Tributario.
- Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación - SIMPLE.
4. Artículo 617 del Estatuto Tributario
En este artículo se definen los requisitos básicos que todas las compañías que emplean un software de facturación electrónica deben cumplir de acuerdo con lo establecido por la DIAN. Estos requisitos son:
a. Estar denominada expresamente como factura de venta.
b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
e. Fecha de expedición.
f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
g. Valor total de la operación.
h. l nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
j. Numeración de forma consecutiva en las facturas.
5. Decreto 358
Esta norma, expedida el 5 de marzo de 2020, hace referencia tanto a las operaciones que, según la DIAN, deben implementar el sistema de facturación para empresas, como aquellas que no están obligadas a adoptar este método. De acuerdo con esta normativa, el sistema:
- Aplica para: operaciones de compra y venta de bienes y de servicios y otros procesos tales como los pagos de nómina, las exportaciones, importaciones y los pagos a favor de no responsables del impuesto sobre las ventas (IVA).
- No aplica para: quienes cumplan con las siguientes condiciones:
a. Expedir factura y/o documentos equivalentes y/o sustitutivos vigentes, por los métodos tradicionales diferentes al electrónico.
b. Demostrar que la razón por la cual no emplean un ERP de facturación electrónica obedece a: 1. impedimento tecnológico; 2. Por razones de inconveniencia comercial justificada.
Sanciones para las empresas que no facturen electrónicamente
Ahora bien, para aquellos comerciantes que no cumplan con los requisitos y las normas establecidas por el Estado y respaldadas por la DIAN, se enfrentan básicamente a dos tipos de sanciones: sanción económica y el cierre del establecimiento. A continuación te explicamos de qué está compuesto cada una:
1. Sanción económica:
De acuerdo con lo expuesto en el Estatuto Tributario 684, artículo 652, los empresarios que están obligados a llevar a cabo el proceso de facturación electrónica e incumplan, ya sea con las características de la factura o directamente, con la adopción de un sistema de facturación “(…) incurrirán en una sanción del uno por ciento (1%) del valor de las operaciones facturadas sin el cumplimiento de los requisitos legales, sin exceder de 950 Unidad de Valor Tributario (UVT)”. Además, en aquellos casos en los que se presente una reincidencia, se llevará a cabo directamente la clausura del establecimiento (tipo comercial, oficina, consultorio, etc.).
2. Clausura
Según lo establecido en el Decreto 358 de 2020, capítulo 4, artículo 1.6.1.4.11, las empresas que sean reincidentes y que no apliquen para la primera sanción, (es decir, aquellas que ”expidan documentos distintos a la factura de venta y/o documento equivalente, tales como prefactura, cuenta de cobro, precuenta o similares”, serán clausuradas siguiendo los lineamientos del artículo 652-1 del Estatuto Tributario.
¿Quieres evitar estas sanciones? ¡Adopta nuestro ERP de facturación electrónica en tu empresa!
Si no deseas que tu negocio corra el riesgo de ser sancionado por la DIAN, ¡empieza a implementar en tu operación empresarial nuestro ERP facturación electrónica! Haciendo uso de esta herramienta, 100% online e integrada con CRM, puedes no solo optimizar los procesos contables en tu compañía, sino también garantizar el cumplimiento de todas las normativas expedidas por el Estado en relación con la adopción de un sistema de facturación electrónica.
¡No dejes pasar más el tiempo! En SEDI Solutions contamos con el software de facturación electrónica que estabas buscando para tu empresa. Contáctanos ahora si deseas conocer más detalles sobre este sistema de tecnología avanzada, avalado por la DIAN.
Conozca más sobre nuestro ERP de facturación