En la actualidad, las empresas que pueden gestionar sus datos de manera eficiente y efectiva obtienen una ventaja competitiva significativa. Sin embargo, con la avalancha de datos generada día a día, surge un desafío: ¿cómo organizar, almacenar y aprovechar este tesoro de información de manera eficiente?
Para responder a esta interrogante, entran en juego dos herramientas cruciales: los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) y los software de gestión documental (SGD). Si bien ambos se enfocan en la gestión de la información, sus objetivos, funcionalidades y aplicaciones difieren de manera importante.
Si te has planteado emplear alguna de estas herramientas en tu compañía, pero no estás seguro de cuál puede ser mejor para ti, ¡sigue leyendo y presta mucha atención a todo lo que te compartiremos en torno a estas tecnologías en este artículo de SEDI Solutions!
¿Qué es un ERP y cómo funciona?
Un Enterprise Resource Planning, (sistema ERP) por sus siglas en inglés) es un software que ha sido creado para que las empresas tengan una visión única y completa de sus operaciones, esto puede ayudar a mejorar la eficiencia, la productividad y la toma de decisiones. Para cumplir con estos objetivos, el ERP se encarga de:
- Reunir información de diferentes departamentos como finanzas, ventas, producción y recursos humanos.
- Almacenar y organizar esta información de forma centralizada.
- Compartir dichos datos con los empleados que la necesitan para realizar su trabajo.
- Optimizar tareas repetitivas, como la creación de facturas o el procesamiento de pedidos.
- Generar informes que te ayudan a comprender cómo funciona tu negocio.
Ahora bien, en cuanto a cómo funciona un ERP, a continuación te explicamos el paso a paso que usualmente compone el proceso que realiza este software:
1. Recopilación de datos
El ERP empieza recopilando datos de diversas fuentes, incluyendo:
- Sistemas internos: sistemas de contabilidad, gestión de relaciones con clientes (CRM), gestión de la cadena de suministro (SCM), etc.
- Fuentes externas: páginas web, redes sociales, sensores en maquinaria, etc.
- Entrada manual: los empleados pueden ingresar datos manualmente a través de formularios o interfaces del sistema.
2. Almacenamiento de datos
Una vez haya recopilado los datos, estos se almacenan en una base centralizada. Esta base de datos puede ser:
- En la nube: almacenada en servidores remotos y accesible a través de internet en todo momento y desde cualquier lugar, como es el caso del software ERP de SEDI Solutions.
- Local: instalado en los servidores de la propia empresa.
3. Organización de datos
El software organiza los datos de manera que sea fácil de encontrar y usar. Esto se logra mediante:
- Creación de estructuras de datos: definición de cómo se almacenan y relacionan los diferentes tipos de datos.
- Implementación de metadatos: etiquetas y descripciones que ayudan a identificar y comprender los datos.
- Establecimiento de permisos de acceso: control de quién puede acceder a qué tipo de información.
4. Compartir datos
Esta tecnología comparte los datos con los colaboradores que la necesitan y tienen permiso para acceder a ella y realizar su trabajo. Esto se hace a través de:
- Interfaces de usuario: pantallas, paneles de control y formularios que permiten a los empleados ver e interactuar con los datos.
- Informes y notificaciones: generación automática de informes y alertas sobre eventos importantes o cambios en los datos.
- Integraciones con otras aplicaciones: conexión del ERP con otras herramientas que usan los trabajadores, como correo electrónico o calendarios.
¿Qué es un software de gestión documental y cuáles son sus beneficios?
Un software de gestión documental (SGD) es una herramienta que ayuda a las empresas a organizar, almacenar, recuperar y eliminar documentos de forma electrónica. En otras palabras, esta tecnología:
- Digitaliza documentos en papel: convierte documentos físicos en archivos digitales, como PDF o imágenes.
- Almacena documentos de forma segura: guarda los documentos digitales en un repositorio centralizado y seguro.
- Organiza documentos: clasifica y categoriza los documentos para facilitar su búsqueda.
- Controla el acceso a los documentos: define quién puede acceder a qué documentos y cuándo.
- Automatiza flujos de trabajo: agiliza procesos documentales, como la aprobación de facturas o la solicitud de permisos.
Gracias a estas funciones, las empresas pueden disfrutar de una serie de ventajas básicas como:
- Mejora la eficiencia: se ve reducido el tiempo que se dedica a buscar y acceder a documentos.
- Aumenta la productividad: libera tiempo para que los empleados se centren en tareas más importantes.
- Reduce costos: disminuye el uso de papel y los gastos de impresión.
- Mejora el cumplimiento normativo: ayuda a cumplir con las regulaciones que exigen la retención y el acceso a los documentos.
- Aumenta la seguridad: protege los documentos contra pérdida, robo y acceso no autorizado.
- Mejora la atención al cliente: facilita la búsqueda rápida y precisa de la información que necesitan los clientes.
Comparación entre ERP y software de gestión documental: cuándo usar cada uno
Si bien tanto los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) como los software de gestión documental (SGD) son herramientas valiosas para las empresas, cada uno tiene un enfoque y funcionalidades distintas. Conoce a continuación para qué puedes usar cada una de estas herramientas dependiendo de las necesidades de tu negocio a continuación:
1. Objetivo principal:
- ERP: gestionar todos los aspectos de las operaciones de una empresa, incluyendo finanzas, contabilidad, producción, ventas, cadena de suministro y recursos humanos.
- SGD: organizar, almacenar, recuperar y eliminar documentos de forma electrónica.
2. Tipo de información:
- ERP: datos estructurados, como números, fechas y códigos.
- SGD: documentos no estructurados, como archivos de texto, imágenes, vídeos y correos electrónicos.
3. Funcionalidades:
ERP:
- Contabilidad y finanzas
- Gestión de la cadena de suministro
- Producción y fabricación
- Gestión de relaciones con clientes (CRM)
- Gestión de proyectos
- Recursos humanos
- Business Intelligence (BI)
SGD:
- Digitalización de documentos
- Almacenamiento seguro de documentos
- Organización y clasificación de documentos
- Control de acceso a documentos
- Automatización de flujos de trabajo
- Generación de informes y estadísticas
4. Usuarios:
- ERP: todos los empleados de una empresa.
- SGD: colaboradores que trabajan con documentos, como personal de finanzas, legal, recursos humanos y atención al cliente.
5. ¿Cuándo usar cada uno?
- Usa un ERP si:
- Necesitas un sistema que pueda gestionar todos los aspectos de las operaciones de tu empresa.
- Tienes una gran cantidad de datos estructurados que necesitas almacenar y analizar.
- Quieres mejorar la eficiencia y la productividad de toda tu compañía.
- Use un SGD si:
- Necesitas un sistema para gestionar la creación, el almacenamiento, la recuperación y la eliminación de documentos.
- Tienes una gran cantidad de documentos no estructurados que necesitas almacenar y organizar.
- Quieres mejorar el cumplimiento normativo relacionado únicamente con la gestión de documentos.
¿Cuál software es mejor?
Como has podido leer, cada una de estas herramientas tiene sus propias fortalezas y debilidades, por lo que la mejor opción para tu empresa dependerá de tus necesidades específicas. Sin embargo, también debes tener en cuenta que, en general, los ERP son sistemas más completos y potentes que los SGD. Un software de gestión empresarial como el que te ofrecemos en SEDI Solutions se destaca por su capacidad para integrar y optimizar todos los aspectos de las operaciones de una empresa, cosa que el SGD, por otro lado, no puede hacer, pues se centra principalmente en la gestión de documentos.
Así que, si buscas una solución integral para gestionar todos los procesos de tu negocio, ¡nuestro software ERP es la mejor opción! Contáctanos hoy mismo y permítenos ayudarte a transformar digitalmente tu operación para hacerla más rápida, efectiva y rentable con ayuda de nuestra tecnología.
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